Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện – trong khóa học giám đốc điều hành – Thiền Không Sư
Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện gồm:
- Khu vực đón tiếp: cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp
- Khu vực để xe
- Các lối đi lại: lối đi chính, lối đi cho khách VIP và lối đi các dịch vụ hỗ trợ
- Khu vực kỹ thuật
- Khu vực triển khai sự kiện: bục diễn thuyết, sân khấu, màn trình chiếu
- Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí,..
- Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình uống khẩn cấp
Chọn địa điểm cần chú ý:
- Địa điểm cần phù hợp với chủ đề của sự kiện
- Phù hợp quy mô của sự kiện
- Vị trí thích hợp (lưu ý khoảng cách, giao thông. Điểm dừng đỗ xe,..)
- Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại laii tiêu cực (vùng có không khí ô nhiễm, tiếng ồn lớn,…)
- Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn giả, khách VIP, nhân viên và người khuyết tật,..phù hợp
- Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác
- Các vấn đề về nguồn điện, nước, máy lạnh. Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hệ thống PCCC, thu gom rác,…
- Những dịch vụ cũng như sự hỗ trợ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức sự kiện
- Các yêu cầu về thông tin liên lạc: điện thoại, internet, wifi, cáp nguồn máy tính,..)
- Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm,…
- Thời gian của người tham gia sự kiện có phù hợp không
- Giá cả có phù hợp không
Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
- Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức sự kiện: dựa trên ngân sách dự toán, chủ đề, chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện
- Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện
- Liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm và tiến hành đàm phán về các yếu tố liên quan.
- Lựa chọn địa điểm hợp lý nhất và ký hợp đồng
Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện:
- Lập kế hoạch và tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết)
- Chuẩn bị các khu vực chính của sự kiện: sân khấu/khu vực trình diễn, phòng họp chính, khu vực diễn ra các nội dung cơ bản của sự kiện
- Chuẩn bị các khu vực hỗ trợ
- Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm
Thiền Không Sư
