Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện – trong khóa học giám đốc điều hành – Thiền Không Sư
- Đón tiếp khách mời và những thành phần tham gia sự kiện khác
- Cung ứng các dịch vụ vận chuyển
- Cung ứng các dịch vụ lưu trú
- Cung ứng các dịch vụ ăn uống
- Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu khách mời và các thành phần tham gia
Dự tính và xử lý các sự cố trong sự kiện: khi thực hiện luôn có danh mục công việc: nội dung, tiến độ, quy trình,..
Chuẩn bị các yếu tố khác cho sự kiện:
- Tài liệu cho sự kiện
- Các chương trình hỗ trợ
- Quà tặng
Tài liệu cho sự kiện gồm:
- Tờ gấp, quảng cáo giới thiệu về sự kiện
- Bảng tóm tắt chương trình, lịch trình
- Bảng tóm tắt nội dung
- Các file powerpoint để trình chiếu
- Tài liệu để tra cứu tham khảo
- Các bảng thông tin, hướng dẫn, bảng chỗ ngỗi, thẻ tham dự
- Giấy mời, thư mời, thông báo, công văn mời,..tham gia sự kiện
- Các phiếu cung cấp dịch vụ đi kèm như: phiếu lưu trú, phiếu ăn, phiếu gởi xe, phiếu ra vào, thẻ nhà báo, thẻ VIP,…
Quy trình chung trong việc chuẩn bị tài liệu cho sự kiện:
- Xác định tài liệu cần thiết cho sự kiện
- Chuẩn bị nội dung của tài liệu
- Chuẩn bị hình thức của tài liệu
- Lập tiến độ theo dõi công tác chuẩn bị tài liệu
- Tiến hành các công việc in ấn, phô tô, đóng quyển,..hoặc ký kết và theo dõi các nhà cung ứng thực hiện công việc này
- Lập bảng theo dõi và tiến hành gởi tài liệu cho các đối tượng có liên quan
- Lưu trữ, bảo quản tài liệu dự phòng
Chuẩn bị các yếu tố cơ bản trong trình diễn sự kiện:
- Không gian thực hiện sự kiện:
. Âm thanh ánh sáng
. Sân khấu
- Người dẫn chương trình và diễn giả
- Đạo diễn và dàn dựng sân khấu.
……………..
Thiền Không Sư
