Chuỗi hệ thống – Thiền Không Sư

Xây dựng chuỗi hệ thống – Thiền Không Sư

Kinh doanh theo hình thức chuỗi cửa hàng đang nở rộ trong những năm gần đây và dần trở thành xu thế tất yếu của các doanh nghiệp bán lẻ nhằm gia tăng sự nhận biết thương hiệu và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với những ưu điểm như: chủ động về hàng hóa, các chương trình khuyến mãi quảng cáo; kiểm soát được tình hình bán hàng, nắm bắt nhanh chóng vấn đề thị trường… nên việc xây dựng chuỗi cửa hàng là tham vọng hướng đến của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên thực tế có rất nhiều trường hợp đã thất bại trong việc xây dựng chuỗi cửa hàng phân phối bán lẻ, nguyên nhân có thể xuất phát từ yếu tố khách quan như nhu cầu thị trường, cạnh tranh… hay từ chủ quan như vốn, công nghệ, nhân sự, chiến lược marketing…. 

Chọn đúng vị trí đặt các cửa hàng

Đây là một trong những yếu tố then chốt cho sự thành công hay thất bại trong việc xây dựng cửa hàng. Những địa điểm tốt thường có giá thành cao và là nơi các doanh nghiệp cạnh tranh gay gắt. Câu hỏi đặt ra là “Làm thế nào để xác định được đâu là địa điểm mở cửa hàng phù hợp?”

Trước hết hãy tiến hành khảo sát nhân khẩu học: mật độ dân cư, mức sống trung bình, ước tính thu nhập của khách hàng tiềm năng, số lượng các tòa nhà – văn phòng – trường học trong phạm vi bán kính 500 mét. Đồng thời bạn cũng cần phải nắm rõ số lượng các cửa hàng trong khu vực định xây dựng mặt bằng, loại mặt hàng mà họ kinh doanh, trung bình lượng người ra vào cửa hàng trong vòng 1 ngày, khả năng chi tiêu trung bình/hóa đơn… Việc chọn mặt bằng tốn rất nhiều thời gian, càng chuẩn bị chu đáo, thu nhập thông tin đầy đủ, bạn càng tránh được sai lầm có thể xảy ra. Hãy lưu ý rằng: Một địa điểm tốt không chỉ thỏa mãn điều kiện nằm ở khu đông dân cư mà còn giúp bạn điều phối hàng hóa, liên kết với các cửa hàng khác trong chuỗi, tạo thành mô hình kinh doanh vững chắc, củng cố thương hiệu, thu hút được toàn bộ khách hàng trong khu vực.

Chính sách nhân sự hợp lý

Một thực trạng đáng buồn hiện nay, mỗi khi doanh nghiệp gặp phải khó khăn cần cắt giảm chi phí, thì nhân viên thường là lựa chọn đầu tiên để cắt giảm lương và phúc lợi. Nhân viên không đơn giản chỉ mang đến nguồn doanh thu cho doanh nghiệp mà còn là bộ mặt đại diện của tổ chức trước mỗi khách hàng. Nếu họ cung cấp một dịch vụ tốt, chắc chắn người tiêu dùng sẽ tin tưởng vào thương hiệu doanh nghiệp, ngược lại khách hàng sẽ khó chịu, thậm chí tẩy chay chỉ vì tiếp xúc với một vài trường hợp xấu trong cách ứng xử của nhân viên. Do vậy, để gia tăng chất lượng dịch vụ và tạo ra ưu thế vượt trội so với đối thủ cạnh tranh, bạn phải xây dựng được chính sách nhân sự phù hợp.

Chính sách nhân sự quan trọng bậc nhất vẫn là cơ chế lương – thưởng bởi hầu hết các trường hợp “nhảy việc” là bởi nhân viên không hài lòng với mức lương hiện tại. Cơ chế lương cần rõ ràng, có các mức để phấn đấu và sẵn sàng thưởng “nóng” nếu nhân viên hoàn thành tốt công việc đề ra. Đặt ra chỉ tiêu (KPIs) cần hợp lý và có khả năng hoàn thành, không phải đặt ra chơi để trừ tiền.

Chỉ khi nào làm cho lợi ích của nhân viên gắn liền với lợi ích cửa hàng thì khi đó bạn mới có một đội ngũ nhân sự vững mạnh để xây dựng chuỗi cửa hàng.

Huy động vốn xây dựng nền tảng vững chắc

Nền tảng trước tiên nằm ở “vốn” bởi xây dựng chuỗi cửa hàng cần đầu tư rất lớn. Đặc biệt trong giai đoạn đầu, khi số lượng cửa hàng chưa nhiều, lợi nhuận kinh doanh không cao, thậm chí phải bù lỗ; doanh nghiệp cần vượt qua giai đoạn đầu để làm quen được với khách hàng.

Nền tảng thứ 2 nằm ở đội ngũ nhân sự vận hành, bao gồm hệ thống quản lý và nhân viên bán hàng. Xây dựng được nền móng nhân sự thật sự vững chắc để lắng nghe ý kiến, có ý tưởng quảng bá, marketing đến người tiêu dùng. Ngoài ra, hãy tận dụng nhiều mối quan hệ để chung lòng cho sự phát triển của chuỗi cửa hàng. Ví dụ: thay vì thuê mặt bằng, bạn có thể đề nghị hợp tác với người chủ cho thuê hình thức hợp tác, chi lợi nhuận, mua sắm trang thiết bị đầu tư….

Ngoài ra, bạn cần xây dựng một quy trình thống nhất bao gồm: quy trình mua hàng, quản lý bán hàng, xây dựng nhân sự, quảng bá – truyền thông

Hoạt động chương trình marketing hiệu quả

Để các chuỗi cửa càng phát triển thì người kinh doanh cần phải có một chiến lược marketing hiệu quả. Chẳng hạn, cần đưa ra các cách khai trương độc đáo để gây ấn tượng, thu hút khách hàng. Bên cạnh đó cần phải có các chương trình khuyến mãi, ưu đãi khách hàng, xây dựng niềm tin đối với khách hàng. Để khách hàng luôn cảm nhận được những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Một số chương trình marketing có thể làm như:

● Quảng bá sản phẩm mới, khuyến mãi

● Khai trương cửa hàng

● Khách hàng trung thành

Cân bằng giữa chất lượng và tăng trưởng

Càng mở rộng chuỗi cửa hàng doanh nghiệp càng dễ mắc phải “bẫy tăng trưởng”, đó là việc không quản lý được vấn đề đồng nhất chất lượng. Thực tế đã có nhiều chuỗi bán lẻ phải đóng cửa mặc dù thời gian đồng phát triển như vũ bão. Yêu cầu về chất lượng đối với kinh doanh hàng hóa không khắt khe như kinh doanh đồ ăn, thức uống, nhưng nếu không quản lý được giá nhập, chương trình khuyến mại… thì sự nghiệp của bạn cũng nhanh chóng tan thành mây khói.

Điều quan trọng là khi mở thêm nhiều cửa hàng, bạn phải duy trì được sự kiểm soát, tính nhất quán của quy trình, hệ thống cũng như dịch vụ khách hàng tại mỗi cửa hàng. Chỉ cần một cửa hàng hoạt động kém hiệu quả, gây ấn tượng xấu cho khách hàng, họ sẵn sang quay lưng với tất cả các cửa hàng khác trong hệ thống

 

Mỗi cửa hàng là một sản phẩm và cần phải đóng gói

Trong mô hình chuỗi, chúng ta cần xem cửa hàng như một sản phẩm chứ không phải là nơi để làm việc. Đây là một quan niệm rất đặc biệt và cũng rất quan trọng đối với những ai có ý định xây dựng mô hình này. Để xây dựng mô hình này hiệu quả chúng ta cần phải ghi nhớ một điều:

Cửa hàng là một sản phẩm và là một sản phẩm đặc biệt.

”Sản phẩm đặc biệt” này nó cũng có đầy đủ thuộc tính như những sản phẩm thông thường. Nó cũng cần được làm mẫu, đóng gói nhãn mác và sản xuất hàng loạt.

Nếu mở một cửa hàng riêng lẻ, chúng ta thoải mái bày kín những sản phẩm mà mình thích. Thì trong xây dựng mô hình chuỗi, chúng ta cần phải có ”công thức” để có thể đóng gói.

Có 5 nhân tố và 6 nguyên tắc chúng ta cần ghi nhớ khi xây dựng mô hình mẫu:

5 nhân tố:

– Công thức tạo ra sản phẩm

– Số lượng mã sản phẩm.

– Diện tích cửa hàng.

– Biển bảng và mã thiết bị phục vụ bán hàng.

– Số lượng nhân viên

Điều này rất quan trọng, bởi nó liên quan tới ”quy mô” và vốn đầu tư cho mỗi cửa hàng.

6 nguyên tắc 

 Logo, màu sắc, trang phục, trang thiết bị cần phải được sử dụng đồng nhất.

– Cửa hàng phải được xây dựng quy trình một cách trật tự và hoàn hảo.

– Chất lượng sản phẩm và dịch vụ phải nhất quán trên toàn hệ thống.

– Xây dựng KPI và hướng dẫn làm việc cụ thể cho nhân viên.

– Cửa hàng được vận hành bởi những người có kỹ năng thấp nhất có thể.

– Giá trị đem lại cho khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, các nhà đầu tư hơn những gì họ mong đợi.

1.Công thức tạo ra sản phẩm

Tỉ lệ nguyên, vật liệu và ngay cả thời gian chế biến phải có quy trình cân đo đong đếm nghiêm ngặt.

Công thức tạo ra sản phẩm trong một vài trường hợp cũng tạo ra lợi thế cạnh tranh và sự khác biệt. Nếu không có công thức tạo ra sản phẩm thì không thể quản lý được chất lượng, khi chất lượng sản phẩm không đồng đều thì không thể xây dựng mô hình chuỗi thành công.

2.Số lượng mã sản phẩm

Lựa chọn số lượng mã sản phẩm và thương hiệu sao cho phù hợp với nhu cầu thị trường là một yếu tố rất quan trọng trong việc phát triển chuỗi.

3.Diện tích cửa hàng

Số lượng mã sản phẩm, diện tích cửa hàng là những chỉ số cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, phải phù hợp với bối cảnh thị trường, phù hợp với khả năng tài chính cũng như khả năng nhân bản.

4.Biển bảng và mã thiết bị phục vụ bán hàng

Sự khác biệt của mô hình chuỗi với các cửa hàng đơn lẻ chính là nhận diện thông qua màu sắc và cách bài trí.

Màu sắc và cách bài trí của mô hình chuỗi cũng giống như trang phục của con người. Nó thể hiện sự tinh tế, cảm xúc và độ tin cậy cho người đối diện.

5.Số lượng nhân viên

Nhân tố cuối cùng chính là con người. Con người luôn là chìa khóa của bất kỳ mô hình nào để tạo ra sự thành công. Chỉ khác một điều là mức độ ảnh hưởng của con người trong từng mô hình là khác nhau.

Ở mô hình chuỗi, con người đóng vai trò kết nối giữa các nhân tố để tạo ra một chỉnh thể thống nhất – Một cửa hàng có thể đóng gói như một sản phẩm, có khả năng nhân bản và hoạt động y xì như cửa hàng đầu tiên.

Chính vì vậy, các nhân tố như: sản phẩm, số lượng mã sp, diện tích cửa hàng, màu sắc, trang thiết bị và số lượng nhân viên chính là “nguyên liệu” đầu vào để tạo ra sản phẩm mang tên “cửa hàng”. Và việc tạo ra cửa hàng cũng cần phải có công thức để dễ dàng đóng gói và nhân bản.

 

Nguyên tắc 1: Logo, màu sắc, trang phục, trang thiết bị cần phải được sử dụng đồng nhất.

Nếu ví màu sắc của cửa hàng giống như trang phục, thì logo chính là khuôn mặt và trang thiết bị chính là các phụ kiện để tạo ra một phong cách đặc trưng của mỗi người.

Khách hàng đến với bạn bởi 3 lý do chính: chất lượng sản phẩm, địa điểm và phong cách.

Trong xây dựng mô hình chuỗi, đầu tư nhiều hay ít không quan trọng, điều quan trọng là bạn phải tạo ra một thứ gọi là Phong Cách.

Nguyên tắc 2: Cửa hàng phải được xây dựng quy trình một cách trật tự và hoàn hảo.

Trong một thế giới rối loạn, một đất nước giữ được sự trật tự hoàn hảo như Nhật Bản luôn được ngưỡng mộ và có sự tin cậy cao.

Doanh nghiệp hay cửa hàng cũng vậy, nếu bạn không thể đưa nó vào trật tự, khuôn khổ nó sẽ không còn là của bạn nữa.

Một cửa hàng được tổ chức bài bản và quy củ, nhân viên họ sẽ biết mình phải làm gì và khách hàng họ sẽ tin rằng thứ họ sắp mua ở đây đã được kiểm soát quy trình chất lượng tốt. Điều quan trọng hơn là sự trật tự và quy củ sẽ giúp cửa hàng hoạt động tốt ngay cả khi thị trường bên ngoài đang rối loạn.

Mô hình chuỗi muốn phát triển bền vững phải có kết cấu ổn định. Sự ổn định và quy củ sẽ giúp khách hàng tin tưởng vào những giá trị mà doanh nghiệp mang lại. Đồng thời, nhân viên trong doanh nghiệp cũng yên tâm và tin tưởng vào tương lai của họ khi gắn bó lâu dài với công ty.

Nguyên tắc 3: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ phải nhất quán trên toàn hệ thống.

Trong mô hình chuỗi, ngoài chất lượng sản phẩm và dịch vụ phải nhất quán trên toàn hệ thống thì nó còn phải nhất quán theo hướng tốt hơn cả những lần tiếp theo khi khách hàng quay lại.

Khi khách hàng quay lại có nghĩa họ đã cảm nhận được giá trị từ cửa hàng. Việc duy trì họ có quay lại thường xuyên hay không phụ thuộc vào cửa hàng có duy trì được những giá trị mà họ đã nhận được như lần đầu bước tới.

Sự tồn tại của mô hình chuỗi chính là giúp khách hàng cảm nhận rõ ràng về những giá trị sau mỗi lần mua hàng theo chiều hướng tốt lên.

Nguyên tắc 4: Xây dựng kpi và hướng dẫn làm việc cụ thể cho nhân viên

Một ngày làm việc bắt đầu bằng một lời chào, kèm theo bảng hướng dẫn chi tiết làm việc cho nhân viên là điều không thể thiếu đối với một mô hình chuỗi chuyên nghiệp.

Tâm lý chung, chúng ta làm việc không chỉ đơn giản vì tiền mà còn cần có những mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Chúng ta cần được biết mình sẽ phải làm những gì? đạt bao nhiêu % kết quả. Sự cố gắng của bạn có được công ty đo lường và ghi nhận?

Nếu không có những quy định cụ thể thì mỗi công việc thường ngày của bạn sẽ trở thành một ngoại lệ và bạn không có động lực để hoàn thành. Một hệ thống cửa hàng nếu thiếu các văn bản quy định chi tiết thì không thể gọi là mô hình chuỗi quy củ, và đương nhiên không thể phát triển bền vững.

Bởi vậy, để xây dựng mô hình chuỗi hiệu quả và bền vững nhất thiết phải có những quy định cụ thể mà chúng ta hay gọi là “sổ tay công việc” cho từng vị trị và hệ thống kpi để đo lường và đánh giá kết quả.

Nguyên tắc 5: Cửa hàng được vận hành bởi những người có kỹ năng thấp nhất có thể.

Cuộc cách mạng công nghiệp lần 2 ra đời vào cuối thế kỷ 19 mở ra nền đại công nghiệp là dây chuyền sản xuất hàng loạt – điển hình là việc áp dụng nguyên lý quản trị của F.W.Taylor mà FORD là hãng đi tiên phong.

Mô hình chuỗi cũng được coi là một cuộc cách mạng trong mô hình kinh doanh nhượng quyền. Cuộc cách mạng này được mang tên “cuộc cách mạng chìa khóa trao tay”.

Để có thể nhân bản được hệ thống cửa hàng, doanh nghiệp của bạn không thể phụ thuộc vào những người có kỹ năng cao. Trên thị trường lao động, rất hiếm những người như vậy. Nếu có, họ cũng đòi mức lương tương xứng. Nếu doanh nghiệp bạn chấp nhận thì sẽ phải đối mặt với hàng loạt chi phí khổng lồ.

Mô hình chuỗi cần hoạt động hiệu quả ở mức chi phí thấp nhất. Ở đó, cần những con người có kỹ năng tối thiểu để hoàn thành các mục tiêu. Bạn cần phải luôn tự hỏi: làm thế nào để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và đem lại giá trị tốt nhất cho họ thông qua cả hệ thống chứ không phải thông qua những cá nhân xuất sắc.

Hay nói cách khác: làm thế nào để xây dựng một chuỗi cửa hàng mà kết quả đạt được phụ thuộc vào hệ thống chứ không phải phụ thuộc vào chuyên gia.

Một mô hình chuỗi hiệu quả là ở đó nhân viên được đào tạo thành những chuyên gia. Nhưng để một người bình thường có thể đảm nhận được công việc của một chuyên gia thì trong hệ thống nhất thiết phải có những bản hướng dẫn tỉ mỉ và chi tiết. Điều này là để bù đắp sự chênh lệch giữa kỹ năng nhân viên có với kỹ năng doanh nghiệp cần để đem lại những kết quả tốt nhất.

Chúng ta cần nhớ rằng: những doanh nghiệp vĩ đại được tạo dựng nên không phải bởi những cá nhân xuất sắc mà bởi những người bình thường biết làm những việc đặc biệt.

– Nguyên tắc 6: Giá trị đem lại cho khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, các nhà đầu tư hơn những gì họ mong đợi.

Giá trị là những gì chúng ta có thể cảm nhận được, bao gồm giá trị định tính và giá trị định lượng.

Giá trị đơn giản chỉ là một câu: …….. xin chào – khách hàng cảm thấy mình được trân trọng.

Giá trị có thể là một món quà, một phần thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong hệ thống.

Giá trị có thể là một bức thư, một cái mail, một lời khen ngợi cho những đối tác cung cấp đầu vào đúng tiêu chuẩn, đúng thời gian góp phần đem lại sự thành công của chuỗi.

Giá trị có thể là những khoản cổ tức đều đặn và gia tăng thường xuyên cho các nhà đầu tư.

Tóm lại, để xây dựng một mô hình chuỗi thành công, doanh nghiệp của bạn không chỉ đem lại giá trị chắc chắn cho khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, nhà đầu tư mà còn phải mang lại giá trị nhiều hơn những gì họ mong đợi.

Đó là mục tiêu của mọi doanh nghiệp và cũng là lý do để doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững.

Thiền Không Sư

.
.
.
.