Sáu bước đạt tới năng lực quản lý thời gian tuyệt vời, thay đổi thói quen và phát triển bản thân, công việc – giám đốc điều hành nên thực hiện
Hãy đưa sáu bước này vào kế hoạch luyện tập hàng ngày của bạn, và bạn sẽ không thể tin nổi bạn và các đồng sự lại có thể hoàn thành khối lượng công việc nhiều đến thế nào cho một ngày lao động bình thường và hãy gắng duy trì một tháng sẽ trở thành thói quen
Bước 1: Chạm đến tức thì
Nếu đã chạm đến nó, thì phải hành động ngay. Đây là bước đầu tiên của năng lực quản lý thời gian tuyệt vời. Đừng mở e mail hay những bức điện tín cho tới khi bạn đã sẵn sàng giải quyết nó. Nếu áp dụng quy tắc này vào thực tiễn, bạn sẽ nhận thấy nhiều công việc sẽ được tiến hành nhanh hơn và quá trình này càng được thực hiện có tổ chức bao nhiêu thì bạn càng làm việc có hiệu quả bấy nhiêu.
Bước 2: Lên danh sách
Việc lên danh sách là cách để giữ mọi thứ hoạt động có tổ chức. Nếu không lập một danh sách, bạn có xu hướng trở thành người thụ động. Các danh sách giúp bạn tập trung hơn vào những công việc cần ưu tiên thực hiện và những nhiệm vụ mang tới hiệu quả cao. Luôn giữ bên mình một danh sách công việc sẽ giúp nhân đôi hiệu suất làm việc của bạn tức thì.
Chìa khóa để làm việc hiệu quả là luôn trung thành với từ ba đến sáu công việc bạn cho là quan trọng nhất cần thực hiện trong ngày. Bạn sẽ nhận thấy rằng một danh sách dài gồm nhiều công việc sẽ là công cụ quản lý thời gian hữu ích. Khi muốn cảm thấy mình làm việc hiệu quả, hãy nhìn vào danh sách và đánh dấu một việc nào đó và bắt tay làm nó. Điều đó sẽ mang tới cho bạn những cảm xúc tích cực.
Vì thế, đây chính là quy tắc của việc lập kế hoạch: liệt kê nhiều nhất sáu nhiệm vụ quan trọng cần làm và bằng cách này hay cách khác, hãy hoàn thành các mục công việc này mỗi ngày. Điều đó không có nghĩa rằng bạn sẽ không lên danh sách những việc cần phải làm khác. Khi lập kế hoạch mỗi ngày, hãy lấy bảng danh sách công việc dài ra và sử dụng nó như một menu để lựa chọn ra sáu mục quan trọng nhất có thể thực hiện trong ngày.
Bước 3: Lập kế hoạch phân chia thời gian cho từng công việc
Đừng vội nghĩ về thời điểm bạn sẽ thực hiện từng công việc mà hãy quyết định lượng thời gian dành để hoàn thành từng nhiệm vụ. Đây là một bước quan trọng nhằm đảm bảo các mục trong danh sách của bạn có thể được hoàn thành trong một ngày. Nếu các công việc trong danh sách quá lớn và khó hoàn thành trong một ngày, hãy viết rõ lượng thời gian bạn sẽ dành để thực hiện nó ngày hôm đó. Bạn sẽ phải để tâm tới những đầu công việc lớn hơn với lượng thời gian nằm trong tầm kiểm soát.
Hãy thêm vào tổng số giờ cần dùng để thực hiện những nhiệm vụ đạt hiệu suất cao của bạn.
Bước 4: Lập kế hoạch cho ngày làm việc
Khi đã dự định được lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bạn cần lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Đây không phải là một hướng dẫn chung về cách lập kế hoạch cho một ngày làm việc. Ngược lại, hướng dẫn này phải hết sức cụ thể và có thời gian chi tiết dành cho các công việc. Nó bao gồm khoảng thời gian dành cho mỗi phần việc trong các nhiệm vụ quan trọng nhất bạn đề ra. Hãy nhớ phải luôn áp dụng nguyên tắc đầu tiên, chỉ nên chạm tới những đầu việc này một lần và bạn cần dành một khoảng thời gian cụ thể để giải quyết chúng.
Hãy lưu ý, trong bảng kế hoạch làm việc hoàn chỉnh dưới đây có hai khoảng thời gian dành cho việc vặt và các buổi họp trong một phút. Khoảng thời gian dành cho những việc này cũng rất quan trọng vì tất cả chúng ta đều biết rằng ngày làm việc của bạn có thể bị gián đoạn. Có những việc buộc bạn phải giải quyết ngay và điều đó sẽ làm bạn bị lệch khỏi lịch trình của mình. Nếu đã lên kế hoạch dành ít nhất hai khoảng thời gian, mỗi khoảng nửa giờ cho những việc như thế này thì khi bị chệch khỏi quỹ đạo làm việc, bạn cũng đã có lượng thời gian điều tiết nhằm quay trở lại với lịch làm việc. Nhưng, điều quan trọng nhất là, hãy luôn tuân thủ lịch trình dù bất cứ chuyện gì xảy ra.
Bước 5: Ưu tiên
Khi đã hoàn thành bài tập trên, hãy nhìn lại một lượt lịch làm việc ngày mai của bạn và xem xem bạn đặt những nhiệm vụ khó khăn nhất ở đâu. Hãy dành vị trí đầu tiên cho nhiệm vụ quan trọng nhất. Bước đơn giản này sẽ đem đến cho bạn khả năng kiểm soát và hoàn thành công việc cực kỳ to lớn.
Chúng ta đều đã từng nghe đi nghe lại nhận định: chỉ cần 20% nỗ lực của bạn cũng có thể đem tới 80% kết quả công việc. Nhiều người chìm trong đống công việc bề bộn nhưng lại thu được hiệu quả rất thấp. Họ bận tới mức không biết nên ưu tiên và tập trung thực hiện việc nào trước. Họ là những người bận rộn. Rất nhiều người như thế đã làm việc cho tôi trong nhiều năm – tận tụy, cống hiến hết mình và thậm chí luôn thể hiện rằng mình thật sự bận rộn. Nhưng hiệu suất làm việc thực tế của họ thì lại rất thấp. Những người này cần có một phương pháp làm việc. Và bạn cần phải kiểm soát và giúp họ dừng lại tất cả những công việc bận bịu để tập trung vào hiệu suất làm việc.
Điều gì sẽ xảy ra nếu 80% nỗ lực của bạn được dành cho những hoạt động có kết quả cao? Nếu sử dụng 80% thời gian cho những việc hướng tới kết quả đạt được và chỉ 20% cho những thứ khác, bạn có thể sẽ nhận thấy năng suất làm việc của mình đã tăng lên gấp bốn lần! Tất cả những gì bạn cần là một kỷ luật thép và lòng quyết tâm cao.
Nếu muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả, mỗi ngày, bạn nên có một cuộc kiểm tra cách sắp xếp công việc và kế hoạch làm việc hàng ngày của họ.
Dù có hay không một chương trình như thế thì việc tiến hành kiểm tra cách nhân viên lập kế hoạch và ưu tiên lựa chọn những công việc cần làm trước sẽ khiến họ coi trọng việc quản lý thời gian hơn, đồng thời gia tăng hiệu suất làm việc của họ.
Bước 6: Cân nhắc xem liệu có gì thiệt hại không nếu bỏ một thứ gì đó đi
80% số thông tin được lưu trữ hoặc cất giữ không bao giờ được dùng lại. Vậy tại sao phải giữ chúng lại? Để quyết định giữ hay bỏ thứ gì, bạn hãy tự hỏi: “Liệu có thiệt hại gì không nếu mình bỏ nó đi?”
Hãy nắm vững sáu bước này, thực hiện nó liên tục trong một tháng: bạn sẽ thấy sự khác biệt, sự phát triển bản thân, công việc,… Hãy triển khai thực hiện công việc quản lý thời gian trên phạm vi toàn công ty và bạn sẽ nhanh chóng thu được năng suất làm việc cao nhất.
Chìa khóa thành công nằm ở chỗ: khi có điều gì cần giải quyết xen vào làm cản trở lịch làm việc, hãy giải quyết nó và rồi quay trở lại với kế hoạch của bạn!
Liên hệ Intelligence Way về giám đốc điều hành
