Xây dựng tiêu chuẩn cao hơn và tiến hành đào tạo thường xuyên, liên tục
Theo một bài báo trên tờ Havard Business Review (Thời báo Kinh tế Harvard), chỉ có 10% dân số có “niềm đam mê học hành”. Họ là những người thích học và luôn tìm kiếm cơ hội được học. 90% còn lại sẽ không chủ động nâng cao kỹ năng của mình nếu đó không phải là một phần trong yêu cầu công việc. Hiện nay, hầu hết các chuyên gia trong các lĩnh vực như quản lý doanh nghiệp, kế toán, hoạch định tài chính, luật sư, chăm sóc sức khỏe, digital marketing… đều không ngừng học tập vì họ nhận ra rằng nếu không học, họ sẽ không thể đáp ứng được những yêu cầu công việc trong lĩnh vực của mình.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bác sĩ của bạn không cập nhật những tiến bộ trong y học và không động tới một bài viết nào của ngành y trong 20 năm qua? Họ có thể kê những đơn thuốc bị coi là gây hại cho sức khỏe hoặc đưa ra những phương pháp điều trị đã được chứng minh là không đem lại hiệu quả. Hầu hết các công ty đều tổ chức rất ít hoặc không có các khóa đào tạo và những lớp huấn luyện mang tính bắt buộc.
Hãy dành thời gian để “học tập và mài sắc” các kỹ năng, công cụ, phương tiện và nguồn lực của mình, bạn sẽ thấy mình làm việc hiệu quả hơn nhiều.
1.Phương thức đào tạo kiểu bộ lạc
Tức là thông tin sẽ được truyền miệng từ người này sang người khác, giống như cách truyền tin của những người thượng cổ. Không hề có một bộ môn phương pháp học chính thức, một khóa đào tạo theo đúng kiểu lớp học, sổ tay tập huấn hay làm mẫu. Tất cả chỉ là quan sát và học hỏi.
Công việc cũng như đối thủ của bạn có thể đang trên đà phát triển, do đó nếu thiếu đi quá trình đào tạo liên tục có tính bắt buộc thì bạn và những nhân viên của bạn sẽ thất bại. Công ty bạn nên xây dựng chương trình đào tạo bắt buộc cũng như cách làm nó trở nên vui vẻ, thú vị và có tính khích lệ khiến tất cả nhân viên đều cảm thấy hứng thú. Dù đang làm trong công ty một thành viên hoặc doanh nghiệp Fortune 500; bạn đều cần nâng cao năng lực của mình.
Những nhân viên bán hàng của công ty thường từ bỏ ngay sau lần từ chối đầu tiên. Nhưng chúng ta đã xúc tiến việc đi đầu thực hiện chương trình này và nhận thấy học cách kiên nhẫn bền bỉ là điều thật sự cần thiết.
Chúng tôi biết rằng nỗ lực điều hành và kiểm soát hiệu quả là vô cùng cần thiết để giải quyết vấn đề.
Thực hiện được điều này không phải là việc dễ dàng và có thể làm được ngay lập tức. Không phải tất cả các nhân viên đều thật sự bắt đầu tiến hành hoạt động này.
Với việc thực hiện công tác đào tạo liên tục, cương quyết và có tổ chức chỉ trong lĩnh vực cụ thể này, bạn giúp chất lượng công việc tăng lên đáng kể và sau đó tiếp tục thi hành chính sách này trong toàn công ty. Những nhân viên bán hàng hiểu rằng sự kiên nhẫn trong công tác tiếp cận khách hàng – bất chấp họ bị từ chối bao nhiêu lần – sẽ đem đến kết quả vô cùng to lớn trong việc chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật sự. Bây giờ, họ đều đã trở thành những chuyên gia bán hàng trong lĩnh vực của mình.
2.Đào tạo thiết lập chuẩn mực
Quá trình đào tạo diễn ra liên tục và được thực hiện nghiêm túc sẽ cải thiện đáng kể nhận thức của người lao động về mục tiêu hoạt động của công ty và giúp hình thành cũng như thiết lập những tiêu chuẩn cho quá trình làm việc. Nếu bạn không tập huấn cho nhân viên thì cũng đừng mong họ sẽ đạt tới trình độ cao hơn. Đó là lý do tại sao hầu hết các công ty vẫn chỉ hoạt động với quy mô nhỏ hoặc thường xuyên lãng phí thời gian vào việc giải quyết đi giải quyết lại những vụ việc như nhau.
3.Đào tạo tạo doanh thu
Quá trình đào tạo có chất lượng đảm bảo sẽ mang lại doanh thu cho công ty.
Với những nỗ lực đào tạo không ngừng nghỉ, doanh thu bán hàng tăng lên nhanh chóng và vượt qua sự mong đợi. Đội ngũ bán hàng của bạn biết họ phải làm gì và có thể xoay sở trong mọi tình huống. Với bộ phận chăm sóc khách hàng và tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp, điều tương tự cũng sẽ xảy ra.
Khi khách hàng nhận được những dịch vụ chăm sóc hàng đầu thì dù cho họ có làm việc với công ty của bạn hay không, họ nhất định cũng sẽ quay trở lại. Nếu không có công tác đào tạo, bạn sẽ mất đi những khách hàng mà lẽ ra bạn hoàn toàn có thể giữ chân họ nếu chủ động giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh. Mối liên hệ với khách hàng phù hợp và quá trình hậu mãi đồng nghĩa với việc bạn đang không ngừng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với khách hàng và cũng chính là yếu tố giúp gia tăng số lượng hợp đồng công việc.
Công tác đào tạo cũng giúp bạn tiết kiệm được mức chi phí vì nó giúp giảm quá trình luân chuyển nhân công. Khi người lao động biết chính xác những gì cần làm trong bất cứ tình huống nào, họ sẽ có được phương tiện để phát triển trong chính công ty. Việc tập huấn giúp nâng cao sự tự tin và giảm thiểu sự căng thẳng. Vì đào tạo cũng xác lập con đường rõ ràng cho quá trình làm việc, nên việc đánh giá và khen thưởng nhân viên có thành tích công tác vượt trội trở nên dễ dàng hơn. Cùng với chương trình đào tạo được tiến hành thường xuyên và có tổ chức, công ty hay phòng ban của bạn cũng sẽ làm việc tốt hơn.
ĐÀO TẠO HOẶC BỊ ĐÀO THẢI
Sự vững mạnh của doanh nghiệp cũng giống như sức khỏe của con người. Phòng bệnh hơn chữa bệnh. Công tác đào tạo thật sự mang tầm tiên phong. Quá trình ấy giúp công ty luôn vững mạnh và chuẩn bị kỹ lưỡng khi xảy ra khủng hoảng.
Nếu bạn không đào tạo trước cho nhân viên, bạn đã ép họ làm việc theo cách thụ động nên cơ hội để công ty tồn tại sẽ giảm đi đáng kể.
Công tác đào tạo thậm chí còn cứu được tội phạm và mạng sống con người: tai nạn lao động, ý thức và tiềm thức,…
Điều tương tự có thể xảy ra với bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp của bạn. Khi nhân viên của bạn phải đương đầu với các tình huống phát sinh, họ cũng sẽ rơi vào một trong hai trường hợp kể trên. Hoặc là bạn đã từng chỉ ra vấn đề, đào tạo họ và cung cấp thông tin mà họ cần để giải quyết vấn đề, hoặc bạn không hề đề cập, không tập huấn trước và họ sẽ phải tự mình mò mẫm tìm đường. Bạn muốn nhân viên của mình nằm trong nhóm nào?
Cho nên, đừng để mọi người phải tự tìm ra cách giải quyết trong một cơn khủng hoảng hoặc trong bất cứ tình huống gì xảy ra với doanh nghiệp của bạn. Hãy hướng dẫn để họ biết phải làm gì trong mọi tình huống. Hãy đều đặn chỉ ra cho họ thấy các vấn đề còn tồn tại.
SỰ LẶP LẠI LÀ CHÌA KHÓA CỦA VẤN ĐỀ
Khi thiết kế chương trình đào tạo, hãy nhớ rằng sự lặp lại là chìa khóa nhằm chương trình hóa trước hoạt động của công ty hoặc phòng ban của bạn với mục đích làm cho công việc kinh doanh vận hành như một cái máy.
Luyện tập, luyện tập, luyện tập và rồi khi bạn bắt đầu nắm vững cách di chuyển để có thể tự động thực hiện chúng, nó lại trở nên hết sức thú vị. Nhưng hãy nhớ rằng nguyên tắc hàng đầu đó là tuân thủ một kỹ luật thép.
Bạn nghiêm túc với công ty của mình tới mức nào? Bạn chỉ đang dạo chơi hay quan tâm thật sự tới việc kinh doanh? Theo Binh pháp Tôn Tử, một trong năm nhân tố cần thiết cho chiến thắng là: “Người chiến thắng là người nắm trong tay một đội quân được cổ vũ với cùng một khí thế trong mọi hoàn cảnh.”¬¬ Bạn sẽ cổ vũ để hoạt động của cả đội luôn ở khí thế hăng hái như thế nào? Chỉ có ba từ thôi: đào tạo, đào tạo và đào tạo.
Đội ngũ nhân viên sẽ hoạt động thật sự hăng hái trong khoảng một tuần sau khi được đào tạo. Mọi người đều quan niệm rằng chương trình này thật sự giá trị vì họ đã thu nhận được nhiều thông tin/kiến thức. Nhưng thực ra, nếu không có những hoạt động được tổ chức liên tục sau đó thì một đợt tập huấn ngắn ngủi như thế chỉ mang lại rất ít hiệu quả.
Hãy tiến hành đào tạo theo kiểu thường xuyên sử dụng lại những tài liệu cốt yếu, nhấn mạnh và tóm tắt thường xuyên những khái niệm cơ bản. Các kỹ năng sẽ được củng cố ngay lập tức trong quá trình đào tạo; đồng thời, theo thời gian, những kỹ năng này còn được củng cố khi được lặp lại liên tục. Khi tất cả các nhân viên cùng chung một tiếng nói và tuân thủ những quy trình làm việc đã được chuẩn hóa thì quá trình giao tiếp nội bộ sẽ được cải thiện đáng kể vì tất cả mọi người đều cùng chia sẻ một nền tảng kiến thức sâu rộng.
Những gì bạn nên làm với chính doanh nghiệp và khách hàng của mình, là dạy đi dạy lại các thông tin cho đến khi các kỹ năng trở thành cố định – thói quen. Các kỹ năng sẽ được cải thiện một lần nữa với khóa đào tạo khác, nhưng sự cải thiện còn lớn hơn. Quá trình đi xuống vẫn xảy ra, nhưng không còn mạnh mẽ như lần trước. Rồi một khóa đào tạo khác được tổ chức và một khóa nữa, những kỹ năng không ngừng được nâng cao, và quá trình đi xuống ngày một ít đi. Bạn thấy đó, với từng khóa đào tạo, việc nắm vững một kỹ năng nào đó càng ngày càng nằm trong tầm tay của chúng ta.
CÁCH TỔ CHỨC MỘT KHÓA ĐÀO TẠO
Để bắt đầu một khóa đào tạo, mọi người nên được biết những thông tin như:
- Chương trình học
- Tổng thời gian khóa học
- Cách thức triển khai thông tin
- Mục đích của từng buổi học cụ thể
- Kỹ năng hoặc kiến thức mà bạn hy vọng học viên sẽ lĩnh hội được
Khi học viên hiểu rõ những gì họ sắp được nghe và nhìn, họ sẽ có sự chuẩn bị về mặt tinh thần và tập trung cho khóa đào tạo.
Việc tạo dựng một môi trường đào tạo có lợi cho quá trình học là hết sức quan trọng. Hãy biến nó thành một môi trường thật sự vui vẻ! Hãy tạo dựng một môi trường cởi mở nơi mọi người có thể nhận xét, đùa vui và tự do đề xuất mà không phải e ngại. Đây không phải là một khóa tập huấn quân sự. Người học sẽ có tâm lý mong chờ khóa học vì họ biết rằng nó rất thú vị và lôi cuốn.
Vì hầu hết nhân viên đều tỏ ra miễn cưỡng khi phải tham gia khóa đào tạo, do đó, bạn phải biến khóa học thành một trải nghiệm vui tươi, thú vị, lôi cuốn và thậm chí là hấp dẫn đối với họ. Trên hết, đào tạo phải mang tính bắt buộc. Hãy đưa nó vào một lịch trình mà tất cả mọi người đều phải tuân thủ, không chấp nhận nghỉ vì những lý do không chính đáng. Không có lời bao biện nào được thông qua. Thậm chí, nhóm một người cũng phải tuân thủ quy tắc đó. Hãy xây dựng một lịch trình và đồng lòng tuân thủ nó – dù cho bất cứ điều gì xảy ra.
Hãy sử dụng những hình ảnh minh họa sinh động trong quá trình đào tạo vì chúng có khả năng gia tăng mạnh mẽ sự tập trung của học viên. Trong những buổi học đầu tiên, việc phân phát các tập dữ liệu là chấp nhận được vì khi đó bạn cần truyền đạt tới học viên rất nhiều thông tin. Tuy nhiên, sự tập trung sẽ đạt tới mức cao nhất thông qua những bài tập ứng dụng mang tính thực tiễn và việc tham gia thường xuyên và tích cực của người học trong cả quá trình. Đây cũng chính là điểm mấu chốt giúp bạn đẩy mạnh hiệu suất công việc. Vì vậy, đừng chỉ tạo ra một cuốn sách hướng dẫn rồi phát nó cho học viên. Hãy lên chương trình và bắt buộc nhân viên tham gia đầy đủ các buổi đào tạo.
Hãy khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề, tham gia tích cực và phát huy khiếu hài hước. Hãy đón nhận tất cả câu hỏi với sự tôn trọng, dù bạn nghĩ chúng thật vô nghĩa! Luôn tập trung sự chú ý của nhân viên vào mình, nhưng đừng để họ cảm thấy họ thật ngốc nghếch.
Có rất nhiều phương thức và công cụ đào tạo. Việc kết hợp một số cách thức để đáp ứng nhu cầu của bạn và khiến mọi người có nhận thức đúng đắn là một ý kiến hay.
-Triển khai khóa đào tạo theo mô hình một buổi thuyết trình
-Đặt ra các câu hỏi theo nhóm
-Tổ chức thảo luận nhóm
-Sử dụng kỹ năng kiểm định
-Đóng vai
-Ghế nóng (Đi sâu hơn)
-Nghiên cứu trường hợp với vai trò là một phương pháp đào tạo
-Kiểm tra vấn đáp
ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ
Các chương trình phần mềm mới chỉ được dùng với khoảng 10% khả năng của chúng
Cách tốt nhất để triển khai việc đào tạo công nghệ là tổ chức những khóa đào tạo bắt buộc và đưa nó trở thành một chương trình mang tính tương tác thật sự. Khi thầy hướng dẫn trình bày tài liệu, mỗi học viên nên theo dõi bằng cách thực hiện những nhiệm vụ được giao. Chỉ ra cho nhân viên cách thực hiện một số thao tác không có nghĩa là họ sẽ có thể tự làm được chúng. Những chuyên gia về công nghệ thường tỏ ra thiếu kiên nhẫn với những người chưa có nhiều kỹ năng – họ chỉ muốn cầm lấy con chuột và tự thực hiện các thao tác.
Và một lần nữa, chìa khóa vấn đề chính là sự lặp lại. Hãy dạy cho nhân viên năm tổ hợp phím tắt và nhắc đi nhắc lại trong ba tuần của khóa đào tạo còn tốt hơn là dạy năm phím tắt chỉ trong một tuần và học viên sẽ chẳng nhớ nổi phím nào. Tất cả chúng ta đều quá bận rộn với công việc của mình đến nỗi không có thời gian để học những phím tắt nữa.
KHÓA ĐÀO TẠO HIỆU QUẢ NHẤT mà bạn có thể tổ chức trong bất cứ công ty hoặc phòng ban nào
1.Khóa đào tạo theo hình thức workshop
2.Đào tạo nhân viên mới
3.Nâng cao kiến thức và kỹ năng
4.Giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong công ty.
Nếu dành thời gian để mài giũa kỹ năng làm việc và tăng cường hiểu biết của nhân viên trong tất cả các bộ phận thì công ty của bạn sẽ bắt đầu hoạt động tốt hơn và nhanh nhạy hơn: Công ty nào thực hiện được công tác đào tạo tốt nhất sẽ làm chủ tương lai, vì thế hãy liên tục tổ chức những khóa đào tạo cho nhân viên của mình. Cuối cùng, hãy luôn ghi nhớ điều này: đào tạo hoặc phải chịu đựng nỗi đau
Với hoạt động đào tạo liên tục, tại mọi bộ phận trong công ty, bạn có thể đưa ra những tiêu chuẩn ngày một cao hơn và tạo dựng tiêu chí làm việc cho toàn thể nhân viên. Nếu bạn thật sự muốn công ty mình trở thành vĩ đại, dù doanh nghiệp hiện tại của bạn đang ở bât cứ quy mô nào
Liên hệ Intelligence Way về giám đốc điều hành và khóa học giám đốc điều hành
